Política de Tratamiento de Datos Personales
AGROQUÍMICOS SEMILLAS Y EQUIPOS DE RIEGO S.A. AGROSER S.A.
La presente política de tratamiento de datos personales (en adelante la “Política”) es adoptada por AGROQUIMICOS SEMILLAS Y EQUIPOS DE RIEGO S.A. AGROSER S.A. (en adelante, “Agroser”), una compañía debidamente constituida en Colombia, con domicilio en Cr 16A #78-11 Oficina 401, Bogotá, Colombia, en cumplimiento de las disposiciones legales que rigen el Tratamiento de Datos Personales en Colombia para informar el modo en que dará tratamiento a los datos personales que recolecta y almacena.
Agroser está comprometida con el respecto y garantía de los derechos de sus clientes, candidatos, empleados, exempleados, accionistas, contratistas y proveedores (en adelante “Titular” o “Titulares”) en relación con el Tratamiento de Datos Personales. Por consiguiente, la compañía adopta la siguiente Política, que es obligatoria para todas las actividades que involucren, total o parcialmente, la recopilación, almacenamiento, uso, circulación y cualquier otro tipo de Tratamiento de Datos Personales realizado por Agroser como Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
1. OBJETIVOS DE LA POLÍTICA
Establecer las pautas y criterios generales para el manejo de Datos Personales de empleados, clientes y proveedores, así como de cualquier otro Titular cuya información sea objeto de Tratamiento, por parte de Agroser.
2. ALCANCE
Esta Política ha sido implementada en cumplimiento de los requisitos previstos en el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, y aplicará al Tratamiento de todos los Datos Personales de empleados, clientes, proveedores, así como cualquier otro Titular, como pueden ser sus clientes, candidatos, exempleados, accionistas y contratistas, cuya información sea almacenada en las Bases de Datos de Agroser, o que de cualquier manera sea recolectada, almacenada, circulada o suprimida por Agroser.
3. MARCO NORMATIVO
A continuación se menciona la normatividad en materia de Datos Personales en Colombia por la que se rige la presente Política, así como todas las actividades de Tratamiento de la información efectuadas por Agroser:
a) Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
b) Ley 1266 de 2008.
c) Ley 1581 del 2013.
d) Decreto 1377 de 2013.
e) Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
f) Decreto 886 de 2014.
g) Decreto 90 de 2018.
h) Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Así mismo, la Política se regirá por cualquier otra norma que adicione, modifique o derogue las normas mencionadas anteriormente.
4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente Política aplica al Tratamiento de Datos Personales efectuado por Agroser, siempre que el mismo sea efectuado en el territorio colombiano o en países donde sea aplicable la legislación colombiana.
5. DEFINICIONES
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Canales para ejercer derechos: Son los medios de recepción y atención de peticiones, Consultas y Reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares de la información, con los Datos de contacto respectivos, por medio de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales contenidos en la Base de Datos y revocar la Autorización que haya otorgado para el Tratamiento de los mismos, cuando esto sea posible. Estos canales deben prever por los menos, la posibilidad que el Titular ejerza sus derechos a través del mismo medio por el cual fue recogida su información, dejando constancia de la recepción y tramite de la respectiva solicitud.
e) Causahabiente: Persona a quien le han sido transferido los derechos de otra.
f) Consulta: Proceso mediante el cual el Titular de Datos Personales puede solicitar a Agroser su información personal que reposa en las Bases de Datos.
g) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
h) Dato Sensible: Se entenderán como datos sensibles los que afecten la intimidad del Titular de Datos o que cuando sean usados de forma abusiva pueda generar su discriminación. Los siguientes son ejemplos de Datos Personales Sensibles: (i) origen racial o étnico, (ii) orientación política, (iii) creencias religiosas o filosóficas, (iv) pertenencia a organizaciones sindicales, sociales o de derechos humanos, organizaciones que promuevan los intereses de cualquier partido político o para garantizar los derechos y garantías de partidos políticos de oposición y (v) datos relacionados con la salud, vida sexual y datos biométricos.
i) Encargado del Tratamiento o Encargado: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
j) Gestor de Datos o Gestor: El colaborador de Agroser que realiza el Tratamiento a los Datos Personales.
k) Reclamo: Proceso mediante el cual los Titulares de los Datos Personales o sus Causahabientes, podrán solicitar a Agroser la actualización, rectificación, supresión parcial o total de información, la prueba de la Autorización o la revocatoria de la misma.
l) Responsable del Tratamiento o Responsable: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o Tratamiento de los Datos. Para todos los efectos de la presente Política, Agroser es el Responsable del Tratamiento.
m) SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
n) Titular de Datos Personales o Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
o) Transferencia: La Transferencia de Datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
p) Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
q) Tratamiento de Datos Personales o Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales tales como la recolección, almacenamiento, consulta, intercambio, Transferencia, uso, circulación o supresión.
6. NORMAS Y CRITERIO DE APLICACIÓN
El Comité de Privacidad definirá los lineamientos para el desarrollo e implementación del sistema de protección de Datos Personales en Agroser.
7. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
a) Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informara al Titular.
b) Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización o mandato legal o judicial que revele consentimiento del Titular.
c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan al error.
d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Agroser, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.
e) Principio de acceso y circulación restringida: La información sujeta a Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
f) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores
que comprende el Tratamiento.
8. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
a) Datos Sensibles: Agroser se abstendrá de efectuar operaciones de Tratamiento de Datos Sensibles, salvo por las siguientes excepciones:
i. Cuando el Titular haya dado su Autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por la ley no sea requerido el otorgamiento de dicha Autorización.
ii. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su Autorización.
iii. El Tratamiento se refiere a Datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
iv. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los Titulares.
b) Derechos de los niños, niñas y adolescentes: Agroser se abstendrá de realizar operaciones de Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, excepto cuando se trate de Datos de naturaleza pública. Las áreas que por naturaleza de su gestión deban realizar este tipo de Datos Personales, deben aplicar los principios para la protección de los derechos fundamentales de este tipo de Titulares de Datos Personales.
9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
Agroser podrá recolectar, almacenar, circular, o efectuar cualquier operación de Tratamiento de Datos Personales, para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincula con el Titular de Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:
a) Desarrollar relaciones comerciales con terceros.
b) Informar sobre nuevos productos o servicios.
c) Realizar Tratamientos estadísticos de sus Datos.
d) Evaluar la calidad de productos o servicios.
e) Desarrollar actividades de mercadeo y promocionales, tales como la elaboración de material empleado en campañas publicitarias adelantadas directamente por Agroser o por un tercero, incluyendo el uso de grabaciones, imágenes y grabaciones de voz de los Titulares, siempre que Agroser cuente con la Autorización previa, expresa e informada para el Tratamiento de sus Datos Sensibles.
f) Transmitir, mediante publicación en la web de Agroser, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos.
g) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercadeo.
h) Atender servicios a través de Call Center.
i) Realizar pagos de productos y servicios y tramitar el pago de facturas a través de la página web www.agroserag.com
j) Ser contactado por representantes de Agroser para proporcionar información acerca de productos y servicios de Agroser.
k) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con el Titular.
l) Responder a requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
m) Ejecutar el contrato de trabajo con empleados de Agroser.
n) Garantizar la seguridad de Agroser.
o) Desarrollar actividades de capacitación.
p) Compartir, incluyendo la Transferencia y Transmisión de sus Datos Personales a terceros países para los fines relacionados con la operación de Agroser, de acuerdo con las disposiciones de ley y garantizando siempre el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.
q) La administración y gestión de la relación contractual con cada empleado.
r) La gestión y procesamiento de nómina y/o remuneración de empleado.
s) Efectuar el seguimiento de indicadores financieros y de remuneración.
t) La gestión de las prestaciones sociales, afiliaciones del empleado y de su núcleo familiar a seguridad social, beneficios extralegales, y de las licencias e incapacidades, cuando corresponda.
u) La planeación y desarrollo profesional de los empleados de Agroser.
v) Actividades de bienestar social y recreativas.
w) La gestión, revisión y valoración de desempeño y productividad, cuando corresponda.
x) Facilitar las actividades de contratación, gestión de talento humano, comunicación y planificación de reemplazos.
y) El seguimiento y toma de medidas de cumplimiento de las políticas, procedimientos y demás actividades de Agroser.
z) Brindar espacios de trabajo adecuados conforme a las necesidades de cada empleado.
El Responsable y/o Encargado del Tratamiento harán uso de los Datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar Tratamiento de Datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información solo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario parta el objetivo por el cual fue solicitada.
10. AUTORIZACIÓN
El Tratamiento de Datos Personales realizado por Agroser requiere el consentimiento libre, previo y expreso e informado el Titular. Agroser, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la Autorización del Titular, sus Causahabientes o representantes legitimados. La Autorización podrá darse por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, y que además, pueda demostrarse de manera inequívoca, que el Titular de Datos Personales: a) autorizó el Tratamiento, b) conoce y acepta que Agroser recolectará y utilizara la información para los fines que han sido informados. En virtud de lo anterior, la Autorización solicitada deberá incluir:
a) El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo.
b) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Sensibles o sobre los Datos de niñas, niños y adolescentes.
c) Los derechos que le asisten como Titular.
d) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Agroser, como Responsable del Tratamiento.
11. AVISO DE PRIVACIDAD
Agroser cuenta con el Aviso de Privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 del 2013, el cual será comunicado al Titular de Datos Personales a través de medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la Autorización.
12. DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES
El Titular de Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente a Agroser, como Responsable del Tratamiento, o frente al Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar pruebas de Autorización otorgada a Agroser, salvo cuando esté expresamente exceptuado como requisito del Tratamiento.
c) Ser informado por Agroser, previa solicitud, respecto al uso que le ha dado a sus Datos Personales.
d) Presentar Consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 9 de la presente Política.
e) Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del Dato Personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Presentar a la SIC queja por las infracciones al régimen de protección de Datos Personales en Colombia.
g) Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto del Tratamiento.
El Titular de los Datos Personales debe mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. Agroser no se hará responsable en ningún caso por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información suministrada por el Titular.
13. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Agroser adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos exigidos según las normas vigentes y periódicamente se evaluara su efectividad.
14. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Para todos los efectos de la presente Política, Agroser es el Responsable del Tratamiento. La razón social y domicilio de Agroser son los siguientes:
NOMBRE: AGROQUIMICOS SEMILLAS Y EQUIPOS DE RIEGO S.A. AGROSER S.A.
DOMICILIO: CR 16A #78-11 OFICINA 401, BOGOTA, COLOMBIA
15. ÁREA ENCARGADA Y DATOS DE CONTACTO PARA RADICACIÓN DE SOLICITUDES:
Los Titulares de la información pueden ejercer sus derechos y revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos, conocer, actualizar, rectificar y suprimir Datos Personales, enviando una comunicación al Área de Contraloría, presentando su solicitud en Bogotá D.C. en la Cr 16A #78-11 Oficina 401, Bogotá, Colombia, o a través de la línea telefónica (+57) 601 7451524. Adicionalmente, podrá dirigir sus solicitudes al correo electrónico protecciondatos@agroserag.com, en donde las mismas serán revisadas y tramitadas por el área de Contraloría.
16. SOLICITUDES POR PARTE DEL TITULAR DE DATOS
El responsable de garantizar la respuesta oportuna a las solicitudes de Consulta o Reclamo es el Área de Contraloría a través de los Canales definidos en el numeral 8 de la presente Política, y de acuerdo con el término definido en la sección 5 de la presente Política, a través de los datos de contacto proporcionados.
a) Atención de Consultas:
De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 del 2012, la solicitud de Consulta debe ser atendida por el Área de Contraloría en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro del mismo término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la Consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Atención de Reclamos:
Los Titulares de los Datos Personales o sus Causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o la supresión total o parcial de Datos. Igualmente podrán solicitar la revocatoria de la Autorización.
i. Revocatoria de la Autorización: El Titular de Datos o Causahabientes podrán revocar la Autorización otorgada, de acuerdo a la normatividad vigente.
ii. Supresión de Datos Personales: El Titular de Datos podrá solicitar al Responsable y/o Encargado del Tratamiento la supresión total o parcial de los Datos Personales.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial de permanecer en la Base de Datos.
De conformidad con el artículo 16 del Decreto 1377, el Titular o Causahabiente solo podrá elevar queja ante la SIC una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento.
Cuando se reciba un Reclamo por parte del Titular relativo a inconsistencias en la información, o que el Dato o Datos se encuentren en discusión por parte del mismo, el Responsable del Tratamiento, y/o, el Encargado del Tratamiento debe suspender las actividades asociadas a su tratamiento, distintas a su almacenamiento, durante un tiempo no menor a la fecha de finalización del trámite. Para esto, el Gestor de Datos debe asegurar que exista un registro en donde se consignen las siguiente notas “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” según el estado de trámite en que se encuentre la reclamación.
iii. Término para la atención de Reclamos relativos a Datos Personales
De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 del 2012, cuando se reciba una solicitud de Reclamo por parte del Titular, Agroser procederá a revisar si la solicitud contiene la información suficiente para ser atendida.
En caso de que Agroser requiera más información para dar trámite a su Reclamo, le comunicará al Titular, dentro de los siguientes cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del Reclamo para que aporte la información faltante.
Para los efectos de la presente Política, se entenderá que la información para presentar el Reclamo estará completa cuando se suministre al área de Contraloría (i) la identificación adecuada del Titular de Datos; (ii) la descripción de los eventos que originaron la Reclamación; (iii) los detalles de contacto del Titular de Datos y; (iv) cualquier documento que el Titular de Datos considere relevante para la Reclamación.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del Reclamo.
Una vez recibido el Reclamo completo, el término máximo para atender el Reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que el Titular aportó la información. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro del dicho término, Agroser informará al Titular o su Causahabiente sobre los motivos de la demora y la fecha que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
17. ENTRADA EN VIGENCIA, MODIFICACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS:
La presente política aplica a partir del 01 de Septiembre de 2023 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta el término de diez (10) años contados a partir de la fecha del ultimo uso que se le dio a la información, para permitirle a Agroser el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo, especialmente en materia contables, fiscal y tributaria. Lo anterior, siempre que no haya procedido una solicitud de Revocatoria de la Autorización para el Tratamiento, o se haya solicitado la supresión de la información. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Agroser, siempre que su modificación haya sido comunicada oportunamente a los Titulares, en los términos descritos en el artículo 17 del Decreto 1377 de 2013.
18. CONSIDERACIÓN GENERAL:
Las áreas o gerencias de Agroser dueñas de cada proceso son responsables por asegurar la aplicación de las políticas corporativas respectivas. Sin embargo, el área responsable a cargo de tramitar todo tipo de solicitudes, así como de la protección de Datos Personales tratados por Agroser es el área de Contraloría, por lo que todas las áreas de Agroser tienen las obligaciones de consultar previamente con el área de Contraloría con respecto a cualquier actividad que involucre el Tratamiento de Datos Personales para asegurar el cumplimiento con las leyes de protección de datos en Colombia.
19. CAMBIOS A LA POLÍTICA:
Agroser se reserva la facultad de modificar en cualquier momento la presente Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política. En dicho aviso se indicará la fecha a partir de la cual regirá la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.